Scheinselbstständigkeit und ihre Tücken

Viele Unternehmen setzen auf Freelancer, um Personalkosten zu sparen oder den Mindestlohn zu umgehen. Andere greifen aufgrund Fachkräftemangel auf freie Mitarbeiter zurück. Dabei besteht die Gefahr der Scheinselbstständigkeit. Wie Sie böse Überraschungen vermeiden und freie Mitarbeiter langfristig engagieren können.

Die Rentenversicherer haben auf diese Entwicklung reagiert und prüfen den Status selbstständiger Dienstleister besonders kritisch. Ein Einsatz von Freelancern will deshalb gut überlegt sein. Schnell steht der Vorwurf der Scheinselbstständigkeit im Raum.

Freelancer als abhängig Beschäftigter

Werden Freelancer von Prüfern als sozialversicherungspflichtige Beschäftigte bewertet, hat dies fatale Folgen für den Arbeitgeber. Die ursprünglichen Kosten können schnell um mehr als die Hälfte ansteigen. Von Bussgeldern und strafrechtlichen Konsequenzen ganz zu schweigen. Viele Unternehmen wiegen sich in trügerischer Sicherheit, doch Freelancer können schnell die Merkmale eines sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten erfüllen. Wie ein Dienst- oder Werkvertrag gestaltet ist, ist zweitrangig. Massgeblich sind die tatsächliche Organisation und der Ablauf der Zusammenarbeit.

Prüfer der Rentenversicherer vermuten eine Scheinselbstständigkeit immer dann, wenn Freelancer dauerhaft in den Betriebsablauf eingegliedert sind. Als verdächtig gilt auch, wenn sie über Zeit, Ort und Art der Tätigkeit nicht frei entscheiden können. Besteht eine regelmässige Anwesenheitspflicht und werden detaillierte Arbeitszeitnachweise erstellt, spricht dies für eine abhängige Beschäftigung. Kritisch ist ebenfalls, wenn freie Mitarbeiter dieselben Arbeiten erbringen wie Angestellte im Betrieb oder mehr als 80 Prozent ihres Jahresumsatzes bei nur einem Auftraggeber erwirtschaftet werden.

Drohende Kostenfalle bei Freelancern

Für Unternehmen, darunter auch Arztpraxen und Zahnarztpraxen, kann der Einsatz von Freelancern zur immensen Kostenfalle werden. Bis zu vier Jahre rückwirkend müssen Unternehmen bei Beschäftigung von Scheinselbstständigen alle Sozialversicherungsbeiträge sowie die Lohnsteuer abführen. Besonders prekär: Meist wird der Betrag auf einen Schlag fällig! Zudem werden für alle Nachzahlungen saftige Säumniszuschläge von einem Prozent pro Monat erhoben. Bei vorsätzlich nicht abgeführten Abgaben kann das Finanzamt Unternehmen für die letzten zehn Jahre in Regress nehmen, die Rentenversicherung sogar für die letzten 30 Jahre. In besonders schweren Fällen droht ein Strafverfahren, das eine Freiheitsstrafe von bis zu fünf Jahren nach sich ziehen kann. Bei Verstössen gegen das Mindestlohngesetz drohen hohe Bussgelder.

Nicht nur mit Behörden kann es Ärger geben, sondern auch mit dem Freelancer selbst. Scheinselbstständige können vor dem Arbeitsgericht ein Arbeitsverhältnis mit dem Auftraggeber einklagen. Ein vermeintlicher Freelancer entpuppt sich dann als Angestellter mit Anspruch auf Urlaub, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und Kündigungsschutz. Unternehmen sind gut beraten, sich im Vorfeld einer Zusammenarbeit mit Selbstständigen rechtlich zu schützen. Das bedeutet, mit Freelancern immer einen schriftlichen Rahmenvertrag abschliessen. Darüber hinaus ist es wichtig, vor der ersten Beauftragung den sozialversicherungsrechtlichen Status abzuklären. 

Status von Freelancern prüfen

Können Sie den Status von Freelancern prüfen? Unternehmen können einen entsprechenden Antrag kostenlos bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung (DRV) stellen. Sie teilt daraufhin mit, welche Informationen und Unterlagen für die Prüfung benötigt werden. Die Entscheidung wird den Beteiligten abschliessend schriftlich mitgeteilt. Wird der Freelancer-Status bestätigt, sollten Unternehmen die ausgefüllten Antragsformulare und den Bescheid gemeinsam mit den Vertragsunterlagen aufbewahren. Im konkreten Einzelfall lässt sich immer nachvollziehen, welche Bedingungen für die Statuseinordnung massgeblich waren.

Eine bestätigte Selbstständigkeit ist kein dauerhafter Freibrief. Bei steigendem Auftragsvolumen kann schleichend ein Beschäftigungsverhältnis entstehen. Die Zusammenarbeit mit Freelancern sollten Unternehmen daher immer hinterfragen, wenn sich Art und Umfang der Tätigkeit ändern. 

Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte besser fachlichen Rat einholen. So ist gewährleistet, dass der Einsatz von Freelancern keine Stolperfallen beinhaltet.