»Mach mal!« wird schnell ausgesprochen. So einfach sollten Sie es sich als Führungsperson nicht machen, wenn Sie eine Aufgaben an Mitarbeiter delegieren. Erfolgreiches Delegieren erfordert einen klaren Delegationsauftrag. Diesen herauszuarbeiten sollten Sie als Führungsperson folgende fünf Fragen beantworten:

Welche Aufgabe wollen Sie delegieren?
Zunächst geht es um die Definition der Aufgabe, die Sie delegieren wollen. Sie sollten dabei zwischen einmalig und wiederholt anfallenden Aufgaben unterscheiden. Delegieren erfordert zunächst einen gewissen Aufwand. Deshalb lohnt es sich vor allem bei wiederholt anfallenden Aufgaben.

An wen wollen Sie delegieren?
Überlegen und klären Sie, welche Anforderungen mit der Aufgabe verbunden sind und welche Qualifikationen diese erfordert. Legen Sie dann fest, wer aus dem Team die richtige Person für die Aufgabe sein könnte.

Klären Sie Ihre Motivation für die Delegation der Aufgabe, indem Sie sich folgende Fragen stellen:

• Weshalb soll gerade dieser Mitarbeiter mit der Aufgabe betraut werden?
• Was halten Sie von diesem Mitarbeiter?
• Sind neben fachlichen aus soziale Aspekte ausschlaggebend?
• Welche Erfahrungen haben Sie mit dem Mitarbeitenden gemacht und was genau erwarten Sie jetzt?

Wie soll die Aufgabe erledigt werden?
Erklären Sie dem Mitarbeitenden die Aufgabe und das damit verfolgte Ziel. Sie sollten die Befugnisse für Ihren Mitarbeitenden, die zu erfüllenden Vorgaben und die Häufigkeit der Zwischengespräche festlegen. Haben Sie selbst konkrete Vorstellungen und Erwartungen, bringen Sie diese mit ein.

Schliesslich definieren Sie den Spielraum, den Ihr Mitarbeitender beim Erledigen der Aufgabe erhält: Welche Befugnisse und welche fachliche Verantwortung erhält er? Legen Sie die zeitlichen Intervalle fest, wann Feedbacks oder Zwischengespräche stattfinden sollen.

Womit soll die Aufgabe erledigt werden?
Mitarbeitende benötigen für die Erledigung der Aufgabe Ressourcen. Überlegen Sie gemeinsam, welche Hilfsmittel oder Unterlagen für die Umsetzung notwendig sind.

Zeitfenster definieren
Legen Sie fest, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss. Besprechen Sie gemeinsam den Zeitplan und bestimmen Sie den Endtermin sowie allenfalls Termine für Zwischengespräche.

Freiraum gewähren
Aus den Ergebnissen der bisherigen Fragen lässt sich nun der Delegationsauftrag formulieren und die Aufgabe übergeben. Ihren Mitarbeitenden sollten Sie während der Umsetzung Freiraum gewähren. Zumindest so lange sie sich an die im Auftrag definierten Spielregeln halten. Gestehen Sie Ihren Mitarbeitenden zu, wenn sie anders vorgehen, als Sie es tun würden. Womöglich kommen Sie sogar zu einem besseren Ergebnis?

Wird im Zwischengespräch deutlich, dass die Dinge in eine falsche oder ungewollte Richtung laufen, reagieren Sie sofort und greifen Sie korrigierend ein. Dabei sind Direktive, demotivierende Vorgaben zu vermeiden. Versuchen Sie stattdessen durch Fragen zu steuern, wie beispielsweise «Das ist prinzipiell eine gute Idee, aber haben Sie schon überlegt, dass ...?» oder »Darf ich aus meiner Erfahrung etwas dazu sagen?«

Verstehen Sie sich als Mentor, als erfahrener Ratgeber, der sein Gegenüber durch geschickte Fragen auf den richtigen Weg führt.

Farben wirken auf Menschen. Sie können mit Farben die Emotionen der Mitarbeitenden beeinflussen. Es werden bestimmte Stimmungen in uns ausgelöst und sogar unser Verhalten wird beeinflusst. Man unterscheidet «warme» Farben, wie Orange, Gelb oder Rot und »kalte« Farben, wie Lila, Grün oder Blau. Farben als Werkzeuge untersucht hat der Psychologe Carl Gustav Jung und seine Farbpsychologie.

Emotionen und Sinne von Farben beeinflusst
Über 3'000 Probanden wurden in einer Studie der Hochschule für angewandte Kunst und Wissenschaft (HAWK) unter anderem zum Thema Farbwahl am Arbeitsplatz befragt. Im Ergebnis zeigte sich, dass Farben auf unsere Sinne und Emotionen wirken und Einfluss nehmen können, wie wir kommunizieren, uns konzentrieren und entspannen können.

In einer Praxis oder einem Büro bestimmen deshalb auch Farben, ob wir uns wohl fühlen oder nicht. Denken Sie doch einmal darüber nach, die alten Wandfarben durch neue zu ersetzen bzw. beim Bezug neuer Räumlichkeiten sich gleich über die passenden Wandfarben Gedanken zu machen? Alternativ können einzelne Farbakzente mit farbigem Mobiliar oder entsprechenden Bildern gesetzt werden.

Grundsätzlich sollte beachtet werden, dass Farben in Büro- oder Praxisräumen eher sparsam verwendet werden sollen und die Farbenlehre bzw. Farbenpsychologie Beachtung findet. Jede Farbe kann mit negativen und positiven Assoziationen verbunden werden.

Wirkung der Primärfarben

Rot stimuliert und aktiviert
Rot hat eine positiv verstärkende Wirkung und kann Mitarbeitende stimulieren. Deshalb eignet sich die Farbe Rot gut für Besprechungsräume. Man braucht nicht gleich ganze Wände in Rot zu streichen. Die Farbe kann auch über einzelne Farbtupfer in Bildern oder mit entsprechenden farbigen Bezügen der Sitzmöbel gesetzt werden.

Die Farbe Rot eignet sich für alle Bereiche des Unternehmens, in denen gearbeitet wird. Soll z. B. bei Team-Meetings die Stimmung angeregt werden, eignen sich in diesen Räumen höhere Kontraste.

Grundsätzlich sollte Rot eher sparsam eingesetzt werden. Verwenden Sie Rot nicht als Hauptfarbe, da die Stimulation sonst zu stark werden kann.

Gelb fördert Entspannung und konzentriertes Arbeiten
Am Arbeitsplatz kann Gelb die Augen ermüden. Es wirkt stimulierend auf die Netzhaut. Setzen Sie zur Förderung von konzentriertem und kommunikativem Arbeiten die Farbe Gelb ein. Mischen Sie Gelb mit Weiss, wenn der Raum beruhigend und frisch wirken soll.

Wenn Sie Gelb in Räumen einsetzen möchten, in denen Sie häufiger Besprechungen abhalten, wie. z. B. Kritikgespräche mit Mitarbeitenden oder Gehaltsverhandlungen, sollten Sie mit dem Farbton etwas vorsichtig sein. Die Farbe kann leicht Aggressionen und Angst fördern, weshalb Gelb eher sparsam eingesetzt werden sollte.

Für Entspannungszonen hingegen ist Gelb gut geeignet. Die Erholung fördernden und Appetit anregenden Eigenschaften kommen hier mit dieser Farbe zur Geltung. Mischen Sie Gelb mit Weiss, fördert es das innere Gleichgewicht.

Blau fördert Selbstvertrauen und klares Denken
In der Regel verbinden wir mit Blau Himmel oder Meer. Phänomene aus der Natur, die weit weg erscheinen. Deshalb wirkt Blau entspannend und beruhigend. Je tiefer der Farbton, umso beruhigender.

Gut geeignet ist der Farbton, wenn Sie ruhig arbeiten wollen und vor schwierigen Problemlösungen stehen. Blau bietet sich an, wenn Sie einen separaten Besprechungsraum nutzen, weil es klares Denken und Selbstvertrauen der Besprechungsteilnehmer fördert. Es besteht eine grössere Chance gemeinsame Besprechungsziele in entspannter Atmosphäre zu erreichen.

Weiss am besten mit anderen Farben mischen
Oftmals findet man in Büro- oder Praxisräumen weisse Wände vor. Die Farbe Weiss ist reflektierend und kann Augen auf die Dauer ermüden. Weiss steht für Sterilität und Sauberkeit (Krankenhaus, Arzt- und Zahnarztpraxen, Labore) und wirkt deshalb nicht besonders stimulierend oder aktivierend.

Weiss sollten Sie deshalb immer mit anderen Farben mischen für Räume, die für Entspannung vorgesehen sind. Die Farbe wirkt sonst zu nüchtern. Die Kombination Gelb oder Orange eignet sich dafür beispielsweise.

Von Farbexperten wird empfohlen, grundsätzlich kein reines Weiss einzusetzen, sondern immer getönte Weissfarben.

Neutrale Farben und ihre Wirkung
Wenig Sättigung und Buntton besitzen neutrale Farben. Sie verfügen nur über eine geringe Leuchtkraft. Eierschale, Sand oder Beige sind neutrale Farben. Sie entstehen aus verschiedenen Mischungsverhältnissen der Primärfarben Rot, Gelb und Blau.

Den Beobachter in die Weite lenken helle Puderfarben oder auch Weiss bzw. gebrochenes Weiss. Sie sind für kleine Räume geeignet, die durch helle Wand- und/oder Deckenfarben grösser wirken. Neutrale Farben mindern Angst und geistige Hyperaktivität und stehen für inneren Frieden, Sicherheit und körperliches Wohlbefinden.

Möchten Sie Kommunikation und konzentriertes Arbeiten fördern, können Sie neutrale Farben einsetzen. Wirken Ihnen die Farben zu fade, kombinieren Sie sich einfach mit anderen Farben. Zu den negativen Eigenschaften von neutralen Farben sind Rot und Blau beispielsweise Kontrapunkte.

Fazit
Farben nehmen Einfluss auf unseren Körper. Er bemerkt bereits unterbewusst, was von ihm verlangt wird, also z. B. Konzentration und Erholung oder Kommunikation. Die Farben sollten das Image Ihres Unternehmens widerspiegeln. Stellen Sie sich dabei Fragen wie: Welcher Charakter soll vermittelt, welche Atmosphäre geschaffen werden? Damit wird klar, dass in Arztpraxen andere Farblösungen gefragt sind als in einer Anwaltskanzlei.

Heute bewegen sich Unternehmen ganz selbstverständlich in den sozialen Medien wie Facebook, Twitter, LinkedIn oder Xing. Umso wichtiger ist es, den Mitarbeitern praktikable Leitlinien an die Hand zu geben, die ihnen im richtigen Umgang mit den sozialen Medien in Bezug auf das Unternehmen helfen. Solche Leitlinien sind Social Media Guidelines.

Aufgaben von Social Media Guidelines
In erster Linie sollen Social Media Guidelines allen Mitarbeitern des Unternehmens Sicherheit im Umgang mit den sozialen Medien geben. Darüber hinaus helfen sie Kommunikationskrisen zu vermeiden sowie rechtlichen Problemen verschiedenster Art vorzubeugen.

Social Media nutzen fast alle Mitarbeiter, doch nur die wenigsten machen sich Gedanken um die Auswirkungen ihrer dort getätigten Äusserungen und veröffentlichten Inhalte. Wie schnell Aussagen, Bilder oder sonstige Inhalte den privaten Rahmen verlasen und an die Öffentlichkeit gelangen, darüber ist sich oft gar nicht bewusst, wer auf Facebook mit dem eigenen Freundeskreis kommuniziert. Social Media Guidelines geben hier konkrete Handlungsanweisungen.

Social Media Kommunikation im Sinne der Unternehmensziele
Bei den Mitarbeitern ein Bewusstsein für die Bedeutung der sozialen Medien zu erzeugen, dazu tragen Social Media Guidelines im Allgemeinen bei. Nicht nur in der Einschränkung von Äusserungen der Mitarbeiter - sofern überhaupt gewollt und rechtlich zulässig - sondern auch die Förderung einer aktiven Social Media Kommunikation im Sinne der Unternehmensziele ist die Aufgabe von Guidelines. Sollen Mitarbeiter auch Markenbotschafter sein, bieten Social Media Guidelines eine gute Möglichkeit sie zu effektiveren und positiveren Botschaftern zu machen.

Im Einzelnen lassen sich die Aufgaben von Social Media Guidelines wie folgt zusammenfassen:

• Mitarbeiter informieren
• Sicherheit schaffen
• Fehler vermeiden
• Risiken begrenzen
• Grenzen aufzeigen
• Zur Nutzung motivieren
• Auf eine gemeinsame Strategie einstimmen

Die Inhalte solcher Social Media Guidelines sollten sich an den Eigenschaften und Gegebenheiten des jeweiligen Unternehmens orientieren. Wenig zielführend und häufig zu beobachten in der Praxis ist das blosse Kopieren fremder Guidelines. Eigene Inhalte und einen eigenen Stil zu entwickeln ist von Vorteil. Aus einer Vielzahl von bereits eingesetztes Social Media Guidelines lässt sich ein grobes Grundgerüst extrahieren. Immer wiederkehrende Inhalte sind:

Kurze Einführung in das Thema
Was sich hinter den einzelnen Begriffen verbirgt, welche Kanäle eine Rolle spielen oder wie grundlegende Wirkungsmechanismen funktionieren, ist manchen Mitarbeitern vielleicht nicht ganz klar. Es lohnt sich daher immer eine kurze Einführung in das Thema und eine Standortbestimmung.
 
Ziele und Strategie der Aktivitäten
Damit alle Mitarbeiter wissen, weshalb sich das Unternehmen im Social Media Bereich engagiert, sollten auch die groben Ziele und die Strategie, die das Unternehmen mit den Aktivitäten verfolgt, noch einmal kurz dargestellt werden.
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Auftreten des Unternehmens
Will das Unternehmen auf eine bestimmte Weise auftreten, sollte dies in den Social Media Guidelines festgehalten sein. Dazu gehören zum Beispiel die Ansprache mit »Sie« oder »Du« als auch ein bestimmtes Wording.

Verhaltensregeln
Social Media Guidelines dienen dazu, dass Verhalten von Mitarbeitern zu regeln, die im Namen des Unternehmens in den sozialen Kanälen agieren. Im Besonderen sollten auch Hinweise zur privaten Nutzung enthalten sein, so lange diese sich auf das Unternehmen auswirken kann. Das Kenntlichmachen von privaten Meinungen oder Äusserungen gehört beispielsweise dazu oder auch die Formulierung »ich« anstatt »wir«.

Nutzung für private Zwecke
Von grundlegender Bedeutung ist die Frage, ob eine private Nutzung von Social Media Kanälen am Arbeitsplatz erlaubt sind oder nicht. Erlaubt das Unternehmen die Nutzung (auch) zu privaten Zwecken, empfiehlt es sich Grenzen und Regeln zu definieren, zum Beispiel hinsichtlich Dauer, Datenschutz und Sicherheit.

Umgang mit rechtlichen Fragen
Die meist vielfältigen rechtlichen Fragestellungen zum Social Web bilden einen Schwerpunkt. Der Umgang mit Geheimhaltungserklärungen und geheimhaltungspflichtigen Inhalten, gewünschte und unerwünschte Verhaltensweisen, Urheberrechte, Datenschutz sowie Konsequenzen bei Verstössen spielen beispielsweise eine Rolle. Werden die Social Media Guidelines Bestandteil des Arbeitsvertrages, erhalten sie auch rechtliche Verbindlichkeit. Verstösse können damit zu Abmahnungen oder gar berechtigten Kündigungen führen.

Corporate Guidelines
Dass jeder einfach drauflos kommuniziert, ist eine der grössten Gefahren im Social Web. Richtlinien wie Corporate Identity und Corporate Wording oder die Unternehmenswerte müssen auch im Netz eingehalten werden. Es empfiehlt sich deshalb in den Social Media Guidelines Verweise auf die jeweils einschlägigen sonstigen Regelungen zu geben. Hilfreich sind auch Beispiele, die Auswirkungen dieser Regelungen konkret auf die Social Media Kommunikation aufzeigen können.

Beispiele für Social Media Kommunikation
Ebenfalls sinnvoll ist es auch, einige positive sowie negative Beispiele anzuführen. Insbesondere die No-Gos machen abstrakte Verbote greifbar und zeigen Grenzen auf. Vieles, was eigentlich gut gemeint war, kann sich hinterher negativ auswirken. 

Umgang mit Kritik
Hinweise in verschiedenster Form mit Kritik umzugehen sind ebenfalls hilfreich. In der täglichen Praxis Unsicherheiten und Missverständnisse vermeiden helfen klare Linien, wann eine Löschung eines Kommentars angebracht ist, welche Kommentare einer Antwort bedürfen und welche einfach ignoriert werden dürfen oder sollen.

Ansprechpartner und Zuständigkeiten
Abschliessend sollte in den Social Media Guidelines ein Ansprechpartner mit Kontaktdaten definiert sein, an den sich jeder Mitarbeiter bei Fragen oder Anliegen wenden kann.

Es ist ein gewisses Fingerspitzengefühl nötig, um die Akzeptanz von Social Media Guidelines im Unternehmen sicherzustellen. Gerade bei alteingesessenen Mitarbeitern stösst die Einführung neuer Richtlinien oftmals auf wenig Gegenliebe. Entsteht der Eindruck der Beschneidung ihrer privaten Social Media Nutzung, baut sich auch bei jüngeren Mitarbeitern Widerstand auf.

Es empfiehlt sich daher schon bei der Erstellung der Social Media Guidelines keinen Top Down Ansatz durchzusetzen, sondern Vertreter der Belegschaft mit ins Boot zu holen. Die spätere Akzeptanz erhöht sich deutlich, wenn Guidelines in einem gemeinsamen Workshop erarbeitet und Stimmen der Mitarbeiter gehört werden.

Neben der fachlichen Qualifikation gehören die Motivation und Arbeitseinstellung zu den wohl wichtigsten und erfolgsentscheidenden Faktoren in der Personalauswahl. Mit bestimmten Fragen können diese in Bewerberinterviews überprüft werden.

Was bedeutet Ihnen Erfolg?
Sie erfahren durch diese Frage, was Bewerber zur Arbeit motiviert. Das Spektrum der Antworten kann vom Minimalisten über den erfolgsorientierten Mitarbeiter mit gesundem Ehrgeiz bis zum egozentrischen Karrieristen reichen, der allenfalls nur materiell motiviert ist. Aufschluss über die Glaubwürdigkeit der genannten Einstellung kann die Frage nach konkreten Erfolgserlebnissen geben.

Welche Art von Misserfolg fällt Ihnen besonders schwer?
Die Frage ist nicht einfach, da sich die Bewerber hier zwangsläufig exponieren. Aufschlussreiche Informationen geben die Rückschlüsse auf Sensibilität, Ehrgeiz, Empfindlichkeiten, Misserfolgsauslöser, der Mut und die Offenheit der Bewerber. Letzteres, ohne die Loyalität gegenüber vorherigen Arbeitgebern zu verlieren. Sie können unterstützen, Fragen zu relativieren und Bewerber zu ermutigen, unter Umständen nur mit einem einfachen Beispiel antworten zu können.

Wie wichtig ist Ihnen auf einer Skala von 1 bis 10 regelmässige Anerkennung?
Mit dieser Frage wollen sie es konkret wissen. Diese Frage eignet sich, verbunden mit einer Werteskala, auch für andere Themenbereiche, um eine messbare verbindliche Antwort zu erhalten. Besonders bei Bewerbern, die sich mit verbindlichen, klaren und präzisen Aussagen schwer tun, ist dies angebracht.

Wie sehen Ihre beruflichen Zukunftspläne aus? Wo möchten Sie in 5 bis 10 Jahren stehen?
Sie loten mit dieser Frage den beruflichen Ehrgeiz und die Motivation der Bewerber aus. Sind die Vorstellungen realistisch, passen die Persönlichkeitsmerkmale zu den Zielen. Es ist eher anspruchsvoll eine Antwort auf mittel- und längerfristige Ziele zu geben, deutet aber bei konkreten Vorstellungen auf beruflichen Ehrgeiz und den positiven Stellenwert des Berufs hin, mit dessen Aspekten sich die Bewerber aktiv auseinandersetzen.

Was ermöglicht Ihrer Meinung nach gute Leistungen?
Eine indirekte, objektivierte Frage zur Motivation der Bewerber. Sie sollte nur gewandten Bewerbern für gewisse Positionen gestellt werden, da die Antwort einiges an Abstraktionsvermögen verlangt. Diese Frage kann durchaus weniger offen gestellt werden: «Was sind Ihrer Meinung nach die Voraussetzungen für überdurchschnittliche Leistungen?»

Was erwarten Sie von Ihrer neuen Aufgabe? Was ist Ihnen am wichtigsten?
Schwerpunkte und dahinter liegende Motive von Bewerbern geben Ihnen interessante Hinweise. Ist es Gelerntes aus einer Weiterbildung anwenden zu können, Neues zu lernen oder sich in einer dynamischen Branche weiterzuentwickeln? Bei der Antwort gilt es darauf zu achten, in welchem Masse Ihr Unternehmen die Erwartungen der Bewerber auch tatsächlich erfüllen kann.