Neugründer von Arzt- und Zahnarztpraxen haben lange Checklisten abzuarbeiten, bis sie das Ziel der Praxiseröffnung erfolgreich gemeistert haben. Angefangen von den Räumlichkeiten, der Ausstattung derselben mit Mobiliar und technischem Equipment bis hin zur Finanzierung des Projekts. Mit dem Start der täglichen Praxis beginnen alle Prozesse zu laufen, von der Leistungserbringung über deren Umsetzung in eine fundierte Honorarabrechnung bis hin zur Debitorenbuchhaltung und weitere mehr.

Gerade in den Anfängen als niedergelassener Arzt oder Zahnarzt sind die Finanzierungslimite bei der Hausbank oftmals fast ausgereizt. Ein zügiger Geldfluss sollte einsetzen, um sich etwas Luft zu verschaffen und die nun anfallenden variablen und fixen Kosten sicher decken zu können. Wer nachfinanzieren muss, bezahlt dies in der Regel mit einem höheren Zinssatz bei der Hausbank. Ist Factoring hier hilfreich oder eher nicht?

Wie funktioniert Factoring?
Factoring findet schon seit Jahren nicht nur mehr bei Privatpatienten Anwendung, sondern auch bei jeglichen Selbstbehalten der Patienten. Seien es IGeL-Leistungen bei Ärzten, Prophylaxemassnahmen und Selbstbehalte bei Zahnersatz, ästhetische Massnahmen wie z. B. Bleaching von Zähnen oder Plastische Operationen und weitere mehr.

Als Praxis oder Medizinisches Versorgungszentrum fakturieren Sie dabei die erbrachten Leistungen wie gewohnt und übermitteln diese dann an den Factor. Dieser finanziert die Rechnungsbeträge für Sie vor und bringt diese dann zur Auszahlung auf Ihr Konto, häufig bevor der Patient den Ausgleich des Rechnungsbetrages beim Factor vorgenommen hat. Auf diese Weise verfügen Sie zeitnah nach Faktura über liquide Mittel, was die Betriebsfortführung finanziell sichern kann. Der entscheidende Vorteil hiervon ist, dass Factoring ohne zusätzliche Sicherheiten auskommt, auch in der Phase einer Insolvenz.

In Deutschland finanzieren Factoringgesellschaften mittlerweile nicht nur mehr Selbstbehalte der Patienten, sondern auch alle Honorare der gesetzlichen Krankenversicherung, angefangen von den Festzuschüssen bis hin zur Quartalsabrechnung.

Professionelles Debitorenmanagement durch den Factor
Im ärztlichen Bereich ist das offene Full-Service-Factoring weit verbreitet. Der Factor übernimmt das Debitorenmanagement in Abstimmung mit dem Mandanten. Dazu zählen auch das Mahnwesen und die Beitreibung, falls diese notwendig wird sowie Korrespondenz mit Erstattungsstellen und Patienten. Somit verschafft sich eine Praxis oder ein Medizinisches Versorgungszentrum freie Ressourcen und kann sich in vollem Umfang auf seine Kerntätigkeit konzentrieren.

Schutz vor Forderungsausfällen
Im Gegensatz zur Industrie oder dem Handel besteht bei Factoringgesellschaften im medizinischen Bereich oftmals kein vollumfassender Ausfallschutz oder dieser ist an Bedingungen geknüpft. Eine Bedingung stellt die Bonitätsprüfung vor Behandlungsbeginn dar. Signalisiert der Factor nach Bonitätsprüfung den Ankauf der Forderung, liegt das Ausfallrisiko meistens auf Seiten des Factors. Fällt eine Bonitätsprüfung für den Patienten negativ aus, kann die Leistung ohne Übernahme des Ausfallrisikos an den Factor übermittelt werden. Ein Factor kann die Übernahme von Fällen ablehnen, wenn die Aussicht auf Ausgleich der Forderung verschwindend gering ist. In der Regel fallen Patienten darunter, deren Bonitätsanfrage aufgrund Überschuldung abgelehnt wird oder bereits eine ganze Reihe weiterer unbeglichener Forderungen mit Inkassostatus aufweisen.

Welche Kosten kommen beim Factoring auf Sie zu?
Als Kunde bezahlen Sie eine Gebühr, deren Höhe individuell festgelegt wird. Diese ist abhängig von folgenden Faktoren:

• Jahresumsatz
• Anzahl der Rechnungen
• Debitorenstruktur
• Zahlungsziel der Kunden
• Auszahlungszeitpunkt

Die Factoringgebühr liegt ungefähr im Skontobereich und verursacht damit in der Regel keine Zusatzkosten eine Praxis, da die gewonnene Liquidität genutzt werden kann, um bei Lieferanten Einkaufsvorteile wie zum Beispiel Skonto zu nutzen.

Was sollten Sie vermeiden?
Entscheiden Sie sich für die Zusammenarbeit mit einer Factoringgesellschaft sollten Sie alle Selbstbehalte über den Factor abrechnen. Factoringgesellschaften bemerken, wenn Praxen selektieren und nur "die schlechten Zahler" via Factor abrechnen. Eine Selektion hat für eine Praxis Konsequenzen zur Folge, die von einer Erhöhung der Factoringgebühr bis zur Kündigung der Zusammenarbeit reichen.

Die Factoringgebühren basieren auf einer Mischkalkulation, die das Abrechnen aller Fälle zugrunde legen. Ähnlich wie beim Solidarprinzip der gesetzlichen Krankenversicherung, wo die Gesunden für die Kranken mitbezahlen. Nur mit den Kranken alleine lassen sich die Kosten nicht decken. 

Worauf sollten Sie achten?
Vor Vertragsabschluss sollten Sie zwingend die Vertragsbedingungen lesen. Hier vor allem die Handhabung von Forderungsausfällen, ob und unter welchen Voraussetzungen Ihnen diese nicht rückbelastet werden.

Sie sollten prüfen, ob Bonitätsanfragen in der Factoringgebühr enthalten sind oder Ihnen zusätzlich zur Factoringgebühr belastet werden.

In wie weit Sie sich dazu entscheiden, "sichere Gelder" der gesetzlichen Krankenversicherung an einen Factor zu verkaufen, hängt von der individuellen Situation der Praxis ab. Sie sollten sich die Frage stellen, ob Sie die Zeit bis zur Auszahlung über die KZV überbrücken und damit in diesem Bereich auf einen Factor verzichten können oder wie sich die Factoringgebühr positiv für Sie auswirkt, wenn Sie diesen Bereich durch den Factor vorfinanzieren lassen.

Holen Sie sich mehrere, aus Gründen der Übersichtlichkeit nicht mehr als 3 Angebote ein und entscheiden dann.

Fazit
Nicht zuletzt durch die Flexibilität von Factoring und seine Kosteneffizienz verzeichnete diese Form der Zusatzfinanzierung in den letzten 10 Jahren starke Zuwächse. Je nach Situation einer Praxis können die erzielten Kosteneinsparungen auch deutlich über den Kosten für Factoring liegen. Aus diesen Gründen eignet sich Factoring nicht nur in der Anfangs- und Wachstumsphase einer Praxis, sondern auch bei Insolvenz und Restrukturierung.

Wer zu wenig Geld hat, muss sich welches beschaffen. Ohne geht es nicht. Geld ist für Unternehmen die Luft zum Atmen. Wer etwas übrig hat, will es sinnvoll investieren, dass es möglichst viele Früchte trägt. Die Finanzplanung kümmert sich um beides und hat zum Ziel, Geld als eine wesentliche Ressource der Unternehmenstätigkeit möglichst effizient einzusetzen.

Um den laufenden Verpflichtungen des Unternehmens nachkommen zu können, wird Geld benötigt. Angestellte benötigen ihr Gehalt, Sozialversicherungsträger und die Steuerbehörden erwarten eine pünktliche Zahlung der Abgaben, Lieferanten wollen ihre Rechnungen beglichen haben, Kreditgeber wollen Zins und Tilgung und Eigentümer wünschen sich eine angemessene Verzinsung des Geldes, das sie zur Verfügung gestellt haben.

Um diesen Verpflichtungen nachkommen zu können, benötigt jedes Unternehmen ausreichende Liquidität. Die Finanzplanung stellt die Zahlungsfähigkeit auf Grundlage der Einnahmen und Ausgaben sicher. Ist ein Unternehmen nicht mehr zahlungsfähig, muss es ein Insolvenzverfahren eröffnen.

Geld wird auch für Investitionen benötigt. Um produktiv wirtschaften zu können und wettbewerbsfähig zu sein, müssen alte Geräte ersetzt werden. Um Produkte und Dienstleistungen an den Kunden zu bringen, muss Marketing betreiben und den Absatz forcieren. Wer wachsen will, muss auch neue Dienstleistungen und Produkte ins Auge fassen.

Aufgaben der Finanzplanung
In den letzten Jahren hat die Finanzplanung erheblich an Bedeutung gewonnen. Banken nehmen Unternehmen genau unter die Lupe, welche Fremdkapital benötigen. Ob und zu welchen Bedingungen ein Kredit gewährt wird, wird mit einem umfassenden Rating festgelegt.

Eigenkapitalgeber stellen gleichzeitig höhere Anforderungen an die Rendite ihrer Anlage. Sie erwarten eine möglichst hohe Kapitalrendite und einen effizienten Umgang mit ihrem Kapital.

Es gibt eine Vielzahl von Finanzprodukten und Kapitalgeber, die Unternehmen für ihre Finanzierung, die Sicherung ihres laufenden Geschäfts, zur Deckung des Kapitalbedarfs oder für die Anlage des vorhandenen Kapitals nutzen können. Finanzpläne werden von Unternehmen und privaten Haushalten aufgestellt.

Im Unternehmen macht der Finanzplan eingehende oder ausgehende Zahlungsströme sichtbar. Im Allgemeinen werden sie auf einem Zeitstrahl als Zahlungsreihe dargestellt. Besonders wichtig ist, die Ein- und Auszahlungen zeitlich (Tag, Woche, Monat oder Jahr) möglichst genau zu erfassen und zu planen. Nur so wird sichtbar, wann verfügbare Mittel nicht mehr ausreichen und für welchen Zeitpunkt oder Zeitraum zusätzliches Geld beschafft werden muss.

Ein Finanzplan kann unterschiedliche zeitliche Perspektiven haben. Im Rahmen einer Geschäftsplanung werden Finanzpläne meist für einen Zeitraum von zwei bis fünf Jahren entwickelt. Dabei genügt eine Planungseinheit von einem Jahr. Für die allgemeine Liquiditätssicherung und mittelfristige Planung sollte die Planungseinheit ein Monat oder eine Woche betragen. Der Planungszeitraum umfasst ein Jahr. Bei Liquiditätsengpässen oder für die Optimierung kann eine kurzfristige, tagesgenaue Finanzplanung notwendig sein. Zudem sind für einen Finanzplan entscheidend:
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• Die Höhe der zukünftigen Ein- und Auszahlungen muss möglichst genau abgeschätzt werden
• Alle Zahlungsströme müssen vollständig abgebildet werden
• Änderungen müssen sofort in den Finanzplan eingearbeitet werden
• Der Finanzplan muss regelmässig gepflegt werden.
• Planwerte und Istwerte müssen dabei immer wieder abgeglichen und angepasst werden
• Der Planungsaufwand muss angemessen sein.

Zahlreiche andere Pläne des Unternehmens oder ermittelte Werte fliessen in den Finanzplan mit ein. Insbesondere sind dies:
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• Personalplan
• Umsatzplan
• Material- und Logistikplan
• Marketingplan
• Investitionsplan

Die Güte der Finanzplanung hängt immer von der Güte der jeweiligen Teilpläne ab.

Kurz- und langfristige Finanzplanung
Insbesondere bei der Gründung eines Unternehmens oder einer Geschäftseinheit sind langfristige Finanzpläne wichtig. Der Plan macht sichtbar, ob ein »Geschäft grundsätzlich funktionieren kann«. Denn mit seiner Hilfe wird berechnet, welcher langfristige Kapitalbedarf besteht. Es stellt sich heraus, welche Einflussfaktoren wichtig sind, um die finanzielle Basis eines Unternehmens oder Geschäftseinheit zu gewährleisten.

Zur Sicherstellung der Liquidität und Zahlungsfähigkeit zu jedem Zeitpunkt ist ein kurzfristiger Finanzplan notwendig. Eine kurzfristige Finanzplanung erfolgt tages-, wochen- oder monatsgenau und hat als Planungshorizont einen Monat bis zu einem Jahr. Sie ist für alle Unternehmen von grosser Bedeutung. Viele erkennen dies zu spät und beginnen erst dann damit, wenn die Liquiditätskrise bereits eingetreten ist. Ist die Liquidität knapp, sollte die Finanzplanung möglichst exakt erfolgen.

Immer mehr Unternehmen empfangen Rechnungen auf elektronischem Weg. Digitale Abrechnungen flattern Empfängern zum Teil unvermittelt ins Haus, während Rechnungsaussteller vor Start des sogenannten E-Invoicing eingehende Vorbereitungen treffen müssen. Der Empfang dieser elektronischen Abrechnungsdokumente birgt steuerliche Fallstricke. Unternehmen sollten daher die Handhabung digitaler Rechnungen überprüfen und Fehlerquellen systematisch beseitigen.

Formale und inhaltliche Richtigkeit
Digitale Rechnungen müssen grundsätzlich die gleichen formalen Rechnungskriterien erfüllen wie Papierrechnungen. Bei der Belegprüfung am Bildschirm werden leicht Fehler übersehen. Unternehmen sollten den verantwortlichen Mitarbeitern Checklisten an die Hand geben, mit denen die formale und inhaltliche Richtigkeit lückenlos geprüft werden kann.

Darüber hinaus müssen Rechnungsempfänger die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Dokuments sicherstellen. Automatisch gewährleisten kann dies eine elektronische Signatur oder die Übermittlung per EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange). Andernfalls müssen Unternehmen dies mit firmen-individuellen Kontrollverfahren prüfen.

Fürs Archiv reichen Ausdrucke auf Papier nicht aus
Auch die Archivierung digitaler Rechnungen erfordert erhöhte Aufmerksamkeit. Aus Sicht der Finanzverwaltung reichen der Ausdruck des digitalen Dokuments auf Papier und die anschliessende Belegablage für Archivierungszwecke nämlich nicht aus. Eine elektronische Rechnung muss grundsätzlich in dem Datenformat aufbewahrt werden und jederzeit lesbar sein, in dem sie empfangen wurde. Die Folge: Unternehmen müssen auch die Software zur Anzeige der Dateien während der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren vorhalten. Andernfalls kann es bei Betriebsprüfungen zu bösen Überraschungen kommen.

Abrechnungen werden von vielen Rechnungsstellern per E-Mail versendet. Enthält auch die E-Mail steuerrelevante Daten, wie etwa einen Hinweis auf Skonto, müssen Rechnungsempfänger nicht nur die digitale Rechnung, sondern auch die E-Mail mit allen Anhängen und Verknüpfungen aufbewahren. Als Ordnungswidrigkeit gelten Verstösse gegen die Aufbewahrungsvorschriften. Ein Vorsteuerabzug kann bei nachlässiger Handhabung gefährdet sein. Ausserdem können die Finanzbehörden Geldbussen  verhängen.

Orginal-Rechnung muss immer lesbar sein
Die Finanzbehörden machen auch für die Bearbeitung eingehender digitaler Rechnungen strenge Vorgaben. Keinen Einfluss auf die Lesbarkeit des Originalzustands dürfen das Anbringen von Informationen wie Buchungsvermerke, Indexierungen oder Barcodes   haben. Alle elektronischen Bearbeitungsvorgänge müssen Unternehmen protokollieren und zusammen mit dem elektronischen Dokument abspeichern. Nur so lassen sich das Original und seine Ergänzungen nachvollziehen und prüfen.

Elektronische Rechnungen müssen vom Unternehmen nicht zwangsläufig geduldet werden. Der Rechnungssteller muss vorab das Einverständnis des Empfängers einholen. Doch Vorsicht: Eine Zustimmung kann auch durch die Anerkennung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) erfolgen, die den Versand digitaler Rechnungen einschliesst. Unternehmen sollten sicherheitshalber auf Papierrechnungen bestehen, solange die Einhaltung aller steuerlichen Vorgaben nicht gewährleistet ist.

Fazit
Richtig eingesetzt bieten digitale Rechnungen Vorteile für alle Beteiligten. Rechnungssteller sparen Kosten für Papier, Druck und Porto und beschleunigen die Zustellung, was sich positiv auf die Liquidität auswirkt.

Rechnungsempfänger müssen eingehende digitale Rechnungen nicht einscannen und können Belege räumlich und zeitlich unabhängig zur weiteren Bearbeitung zugänglich machen. Unternehmen ohne elektronischen Rechnungstausch sollten prüfen, wann es sinnvoll ist, das Thema E-Invoicing systematisch anzugehen.