Aufgabendelegation: 6 Punkte für dessen Erfolg

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»Mach mal!« wird schnell ausgesprochen. So einfach sollten Sie es sich als Führungsperson nicht machen, wenn Sie eine Aufgaben an Mitarbeiter delegieren. Erfolgreiches Delegieren erfordert einen klaren Delegationsauftrag. Diesen herauszuarbeiten sollten Sie als Führungsperson folgende fünf Fragen beantworten:

Welche Aufgabe wollen Sie delegieren?
Zunächst geht es um die Definition der Aufgabe, die Sie delegieren wollen. Sie sollten dabei zwischen einmalig und wiederholt anfallenden Aufgaben unterscheiden. Delegieren erfordert zunächst einen gewissen Aufwand. Deshalb lohnt es sich vor allem bei wiederholt anfallenden Aufgaben.

An wen wollen Sie delegieren?
Überlegen und klären Sie, welche Anforderungen mit der Aufgabe verbunden sind und welche Qualifikationen diese erfordert. Legen Sie dann fest, wer aus dem Team die richtige Person für die Aufgabe sein könnte.

Klären Sie Ihre Motivation für die Delegation der Aufgabe, indem Sie sich folgende Fragen stellen:

• Weshalb soll gerade dieser Mitarbeiter mit der Aufgabe betraut werden?
• Was halten Sie von diesem Mitarbeiter?
• Sind neben fachlichen aus soziale Aspekte ausschlaggebend?
• Welche Erfahrungen haben Sie mit dem Mitarbeitenden gemacht und was genau erwarten Sie jetzt?

Wie soll die Aufgabe erledigt werden?
Erklären Sie dem Mitarbeitenden die Aufgabe und das damit verfolgte Ziel. Sie sollten die Befugnisse für Ihren Mitarbeitenden, die zu erfüllenden Vorgaben und die Häufigkeit der Zwischengespräche festlegen. Haben Sie selbst konkrete Vorstellungen und Erwartungen, bringen Sie diese mit ein.

Schliesslich definieren Sie den Spielraum, den Ihr Mitarbeitender beim Erledigen der Aufgabe erhält: Welche Befugnisse und welche fachliche Verantwortung erhält er? Legen Sie die zeitlichen Intervalle fest, wann Feedbacks oder Zwischengespräche stattfinden sollen.

Womit soll die Aufgabe erledigt werden?
Mitarbeitende benötigen für die Erledigung der Aufgabe Ressourcen. Überlegen Sie gemeinsam, welche Hilfsmittel oder Unterlagen für die Umsetzung notwendig sind.

Zeitfenster definieren
Legen Sie fest, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss. Besprechen Sie gemeinsam den Zeitplan und bestimmen Sie den Endtermin sowie allenfalls Termine für Zwischengespräche.

Freiraum gewähren
Aus den Ergebnissen der bisherigen Fragen lässt sich nun der Delegationsauftrag formulieren und die Aufgabe übergeben. Ihren Mitarbeitenden sollten Sie während der Umsetzung Freiraum gewähren. Zumindest so lange sie sich an die im Auftrag definierten Spielregeln halten. Gestehen Sie Ihren Mitarbeitenden zu, wenn sie anders vorgehen, als Sie es tun würden. Womöglich kommen Sie sogar zu einem besseren Ergebnis?

Wird im Zwischengespräch deutlich, dass die Dinge in eine falsche oder ungewollte Richtung laufen, reagieren Sie sofort und greifen Sie korrigierend ein. Dabei sind Direktive, demotivierende Vorgaben zu vermeiden. Versuchen Sie stattdessen durch Fragen zu steuern, wie beispielsweise «Das ist prinzipiell eine gute Idee, aber haben Sie schon überlegt, dass ...?» oder »Darf ich aus meiner Erfahrung etwas dazu sagen?«

Verstehen Sie sich als Mentor, als erfahrener Ratgeber, der sein Gegenüber durch geschickte Fragen auf den richtigen Weg führt.