Im Alltag wird das Thema Antidiskriminierung nicht immer beachtet, trotz der Regelungen durch das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Worauf müssen Sie als Arbeitgeber achten?

Der Kern des Gesetzes
§1 AGG verbietet eine Schlechterstellung von Beschäftigten aus Gründen der Rasse, der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion, des Alters, einer Behinderung oder sexuellen Identität, soweit es für eine unterschiedliche Behandlung keine Rechtfertigung gibt. Diskriminierende Massnahmen muss der Arbeitgeber unterlassen und die Mitarbeiter auch vor derartigen Benachteiligungen schützen.

Die im AGG formulierten Regelungen haben in den letzten Jahren die Arbeitsgerichte auf Trab behalten. Benachteiligungen können sich aus einer Vielzahl von Fallgestaltungen ergeben. Ob diese auch zulässig sind, hängt häufig vom Einzelfall ab.

In den letzten Jahren sind Hunderte von Gerichtsentscheidungen ergangen, die sich nicht nur auf die arbeitsrechtlichen Themen beziehen, sondern auch auf den Zugang zu allen Formen der Berufsberatung, der Berufsausbildung und Weiterbildung sowie der praktischen Berufserfahrung.

Vor dem Arbeitsverhältnis
Im Vorfeld eines Arbeitsverhältnisses spielt das AGG eine wichtige Rolle. Ein Arbeitgeber kann sich unter Umständen schadenersatzpflichtig machen, wenn er im Bewerbungsverfahren die Vorgaben des Gesetzes nicht beachtet. Zum Beispiel dann, wenn ein nicht berücksichtigter Bewerber vor Gericht darlegen kann, dass er im Vergleich zu Mitbewerbern grundlos benachteiligt wurde.

Bereits bei der Formulierung von Stellenanzeigen ist Vorsicht geboten, besonders wenn es um das (gewünschte) Alter der Bewerber geht. Stellenanzeigen müssen ausserdem geschlechtsneutral (»m/w«) formuliert sein.

Im Bewerbungsprozess
Auch im sich anschliessenden Bewerbungsprozess können sich rechtswidrige Diskriminierungen ergeben. In der Regel unbedenklich sind die Anforderung von Sprachkenntnissen, wenn diese nicht direkt auf die ethnische Herkunft abzielen. Das Kriterium «Deutsch als Muttersprache» ist dabei ungeeignet und unzulässig. Nur eine indirekte Ungleichbehandlung liegt vor, wenn »sehr gute Kenntnisse der deutschen Schriftsprache« verlangt werden, die durch legitime Interessen des Arbeitgebers gedeckt sind, wie z. B. die Erwartung der optimalen Erledigung der Arbeitsleistung.

Im Arbeitsverhältnis
Das AGG verpflichtet den Arbeitgeber, seine Mitarbeitenden vor Anfeindungen von Kollegen zu schützen. Unterbindet der Arbeitgeber ein solches Verhalten nicht, kann der betroffene Arbeitnehmer eine angemessene Entschädigung verlangen. Nach dem AGG muss der Arbeitgeber ausdrücklich auch personelle Massnahmen bis hin zur Kündigung ergreifen.

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Eine Kündigung kann wegen der Verletzung des Diskriminierungsverbots unwirksam sein, dies stellte das Bundesarbeitsgericht (BAG) im Dezember 2013 erstmals fest. Für Kleinbetriebe mit bis zu zehn Mitarbeitenden stehen zwar nicht die Regeln des Kündigungsschutzgesetzes entgegen, jedoch die Vorschriften des AGG: Eine Kündigung ist unwirksam, wenn sie den Arbeitnehmer diskriminiert. Irrationale Ängste, z. B. bei einer Erkrankung des Mitarbeiters, vermögen eine Diskriminierung nicht zu rechtfertigen, so das BAG in seiner damaligen Urteilsbegründung.

Fazit
Für Arbeitgeber ist es empfehlenswert, ihr Bewusstsein für die Reichweite des AGG zu schärfen und aktualisiert zu halten. Denn, unabhängig davon, ob es sich um einen Kleinbetrieb handelt oder die Probezeit noch nicht abgelaufen ist, die Vorschriften des Gesetzes sind stets zu beachten.

Immer mehr Unternehmen empfangen Rechnungen auf elektronischem Weg. Digitale Abrechnungen flattern Empfängern zum Teil unvermittelt ins Haus, während Rechnungsaussteller vor Start des sogenannten E-Invoicing eingehende Vorbereitungen treffen müssen. Der Empfang dieser elektronischen Abrechnungsdokumente birgt steuerliche Fallstricke. Unternehmen sollten daher die Handhabung digitaler Rechnungen überprüfen und Fehlerquellen systematisch beseitigen.

Formale und inhaltliche Richtigkeit
Digitale Rechnungen müssen grundsätzlich die gleichen formalen Rechnungskriterien erfüllen wie Papierrechnungen. Bei der Belegprüfung am Bildschirm werden leicht Fehler übersehen. Unternehmen sollten den verantwortlichen Mitarbeitern Checklisten an die Hand geben, mit denen die formale und inhaltliche Richtigkeit lückenlos geprüft werden kann.

Darüber hinaus müssen Rechnungsempfänger die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Dokuments sicherstellen. Automatisch gewährleisten kann dies eine elektronische Signatur oder die Übermittlung per EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange). Andernfalls müssen Unternehmen dies mit firmen-individuellen Kontrollverfahren prüfen.

Fürs Archiv reichen Ausdrucke auf Papier nicht aus
Auch die Archivierung digitaler Rechnungen erfordert erhöhte Aufmerksamkeit. Aus Sicht der Finanzverwaltung reichen der Ausdruck des digitalen Dokuments auf Papier und die anschliessende Belegablage für Archivierungszwecke nämlich nicht aus. Eine elektronische Rechnung muss grundsätzlich in dem Datenformat aufbewahrt werden und jederzeit lesbar sein, in dem sie empfangen wurde. Die Folge: Unternehmen müssen auch die Software zur Anzeige der Dateien während der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren vorhalten. Andernfalls kann es bei Betriebsprüfungen zu bösen Überraschungen kommen.

Abrechnungen werden von vielen Rechnungsstellern per E-Mail versendet. Enthält auch die E-Mail steuerrelevante Daten, wie etwa einen Hinweis auf Skonto, müssen Rechnungsempfänger nicht nur die digitale Rechnung, sondern auch die E-Mail mit allen Anhängen und Verknüpfungen aufbewahren. Als Ordnungswidrigkeit gelten Verstösse gegen die Aufbewahrungsvorschriften. Ein Vorsteuerabzug kann bei nachlässiger Handhabung gefährdet sein. Ausserdem können die Finanzbehörden Geldbussen  verhängen.

Orginal-Rechnung muss immer lesbar sein
Die Finanzbehörden machen auch für die Bearbeitung eingehender digitaler Rechnungen strenge Vorgaben. Keinen Einfluss auf die Lesbarkeit des Originalzustands dürfen das Anbringen von Informationen wie Buchungsvermerke, Indexierungen oder Barcodes   haben. Alle elektronischen Bearbeitungsvorgänge müssen Unternehmen protokollieren und zusammen mit dem elektronischen Dokument abspeichern. Nur so lassen sich das Original und seine Ergänzungen nachvollziehen und prüfen.

Elektronische Rechnungen müssen vom Unternehmen nicht zwangsläufig geduldet werden. Der Rechnungssteller muss vorab das Einverständnis des Empfängers einholen. Doch Vorsicht: Eine Zustimmung kann auch durch die Anerkennung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) erfolgen, die den Versand digitaler Rechnungen einschliesst. Unternehmen sollten sicherheitshalber auf Papierrechnungen bestehen, solange die Einhaltung aller steuerlichen Vorgaben nicht gewährleistet ist.

Fazit
Richtig eingesetzt bieten digitale Rechnungen Vorteile für alle Beteiligten. Rechnungssteller sparen Kosten für Papier, Druck und Porto und beschleunigen die Zustellung, was sich positiv auf die Liquidität auswirkt.

Rechnungsempfänger müssen eingehende digitale Rechnungen nicht einscannen und können Belege räumlich und zeitlich unabhängig zur weiteren Bearbeitung zugänglich machen. Unternehmen ohne elektronischen Rechnungstausch sollten prüfen, wann es sinnvoll ist, das Thema E-Invoicing systematisch anzugehen.

Viele Unternehmen setzen auf Freelancer, um Personalkosten zu sparen oder den Mindestlohn zu umgehen. Andere greifen aufgrund Fachkräftemangel auf freie Mitarbeiter zurück. Dabei besteht die Gefahr der Scheinselbstständigkeit. Wie Sie böse Überraschungen vermeiden und freie Mitarbeiter langfristig engagieren können.

Die Rentenversicherer haben auf diese Entwicklung reagiert und prüfen den Status selbstständiger Dienstleister besonders kritisch. Ein Einsatz von Freelancern will deshalb gut überlegt sein. Schnell steht der Vorwurf der Scheinselbstständigkeit im Raum.

Freelancer als abhängig Beschäftigter
Werden Freelancer von Prüfern als sozialversicherungspflichtige Beschäftigte bewertet, hat dies fatale Folgen für den Arbeitgeber. Die ursprünglichen Kosten können schnell um mehr als die Hälfte ansteigen. Von Bussgeldern und strafrechtlichen Konsequenzen ganz zu schweigen. Viele Unternehmen wiegen sich in trügerischer Sicherheit, doch Freelancer können schnell die Merkmale eines sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten erfüllen. Wie ein Dienst- oder Werkvertrag gestaltet ist, ist zweitrangig. Massgeblich sind die tatsächliche Organisation und der Ablauf der Zusammenarbeit.

Prüfer der Rentenversicherer vermuten eine Scheinselbstständigkeit immer dann, wenn Freelancer dauerhaft in den Betriebsablauf eingegliedert sind. Als verdächtig gilt auch, wenn sie über Zeit, Ort und Art der Tätigkeit nicht frei entscheiden können. Besteht eine regelmässige Anwesenheitspflicht und werden detaillierte Arbeitszeitnachweise erstellt, spricht dies für eine abhängige Beschäftigung. Kritisch ist ebenfalls, wenn freie Mitarbeiter dieselben Arbeiten erbringen wie Angestellte im Betrieb oder mehr als 80 Prozent ihres Jahresumsatzes bei nur einem Auftraggeber erwirtschaftet werden.

Drohende Kostenfalle bei Freelancern
Für Unternehmen kann der Einsatz von Freelancern zur immensen Kostenfalle werden. Bis zu vier Jahre rückwirkend müssen Unternehmen bei Beschäftigung von Scheinselbstständigen alle Sozialversicherungsbeiträge sowie die Lohnsteuer abführen. Besonders prekär: Meist wird der Betrag auf einen Schlag fällig! Zudem werden für alle Nachzahlungen saftige Säumniszuschläge von einem Prozent pro Monat erhoben. Bei vorsätzlich nicht abgeführten Abgaben kann das Finanzamt Unternehmen für die letzten zehn Jahre in Regress nehmen, die Rentenversicherung sogar für die letzten 30 Jahre. In besonders schweren Fällen droht ein Strafverfahren, das eine Freiheitsstrafe von bis zu fünf Jahren nach sich ziehen kann. Bei Verstössen gegen das Mindestlohngesetz drohen hohe Bussgelder.

Nicht nur mit Behörden kann es Ärger geben, sondern auch mit dem Freelancer selbst. Scheinselbstständige können vor dem Arbeitsgericht ein Arbeitsverhältnis mit dem Auftraggeber einklagen. Ein vermeintlicher Freelancer entpuppt sich dann als Angestellter mit Anspruch auf Urlaub, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und Kündigungsschutz. Unternehmen sind gut beraten, sich im Vorfeld einer Zusammenarbeit mit Selbstständigen rechtlich zu schützen. Das bedeutet, mit Freelancern immer einen schriftlichen Rahmenvertrag abschliessen. Darüber hinaus ist es wichtig, vor der ersten Beauftragung den sozialversicherungsrechtlichen Status abzuklären. 

Status von Freelancern prüfen
Können Sie den Status von Freelancern prüfen? Unternehmen können einen entsprechenden Antrag kostenlos bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung (DRV) stellen. Sie teilt daraufhin mit, welche Informationen und Unterlagen für die Prüfung benötigt werden. Die Entscheidung wird den Beteiligten abschliessend schriftlich mitgeteilt. Wird der Freelancer-Status bestätigt, sollten Unternehmen die ausgefüllten Antragsformulare und den Bescheid gemeinsam mit den Vertragsunterlagen aufbewahren. Im konkreten Einzelfall lässt sich immer nachvollziehen, welche Bedingungen für die Statuseinordnung massgeblich waren.

Eine bestätigte Selbstständigkeit ist kein dauerhafter Freibrief. Bei steigendem Auftragsvolumen kann schleichend ein Beschäftigungsverhältnis entstehen. Die Zusammenarbeit mit Freelancern sollten Unternehmen daher immer hinterfragen, wenn sich Art und Umfang der Tätigkeit ändern. 

Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte besser fachlichen Rat einholen. So ist gewährleistet, dass der Einsatz von Freelancern keine Stolperfallen beinhaltet.