Fehlzeiten: Wie Sie den Krankenstand Ihrer Mitarbeiter reduzieren

©gustavofrazao - stock.adobe.com

Häufige Fehlzeiten von Mitarbeitern können durch Krankheit, Stress oder fehlende Motivation bedingt sein. Wie Sie als Führungskraft mit fünf Massnahmen dem vorbeugen können.

Die Gründe für regelmässige Fehlzeiten von Mitarbeitern sind vielfältig. Fehlende Motivation, Stress, Krankheit oder private Ereignisse in der Familie. Häufig ist es aber eine fehlende Motivation, die Mitarbeiter veranlassen zuhause zu bleiben und schnell Gründe zu finden, krankzufeiern. Um die Fehlzeiten in Ihrem Unternehmen zu reduzieren, können Sie folgende Massnahmen treffen.

Sensibilisierung des Themas im Mitarbeitergespräch
Bitten Sie häufiger fehlende Mitarbeiter zu einem Mitarbeiter- bzw. Fehlzeitengespräch. Erläutern Sie hierbei zunächst die Problematik von Fehlzeiten allgemein. Durch die Einbeziehung der Mitarbeiter schärfen Sie deren Bewusstsein für das Thema. Sie sollten vermeiden, wirtschaftlich negative Folgen für das Unternehmen oder gar konkrete Zahlen zu nennen. Der Mitarbeiter kann dadurch den Eindruck gewinnen, nur auf seine Arbeitskraft reduziert zu sein und zu weiterer Demotivation führen.

Vielmehr sollten Sie auf die negativen Folgen der Fehlzeiten für das gesamte Team verweisen, das die zusätzliche Arbeit auffangen muss. Oder Sie weisen darauf hin, dass häufige Fehlzeiten die Durchführung bestimmter Projekte oder Bereiche blockieren. Zeigen Sie anhand eines konkreten Beispiels, welche Auswirkungen die Fehlzeiten haben können. Wertschätzend in Sprache und Kommunikation. Provozieren Sie beim Mitarbeiter keine Schuldgefühle und drohen Sie ihm nicht.

Umorganisieren des Arbeitsplatzes
Eine Demotivation von Mitarbeitern kann auch deshalb zustande kommen, weil der Arbeitsplatz an sich demotivierend ist. Demotivation kann sich auch aufgrund eines schlechten Raumklimas, ungünstiger Lichtverhältnisse oder einer unzureichenden Ergonomie am Arbeitsplatz einstellen. Sie sollten auf die Ergonomie achten, z. B. bei Sitzmöbeln, Tischen und PC-Monitoren. Empfehlenswert ist auch ein Ergonomietraining für die Behandlung von Patienten.

Weitere Gründen können für eine Demotivation am Arbeitsplatz in Frage kommen:

• Keine Rückzugsmöglichkeit
• Belastung durch regelmässiges Telefonieren mehrerer Kollegen
• Unangenehme Gerüche
• Schlechte Organisation der Arbeitsabläufe

Sie sollten bei allen Punkten prüfen, inwieweit Sie Abhilfe schaffen können. In Betrieben des Gesundheitswesens sollten z. B. alle Instrumente und Geräte so angeordnet und aufbewahrt sein, dass jeder Mitarbeiter sie sofort findet und weiss, an welchen Platz sie gehören.

Flexiblere Arbeitszeiten
Mit der Lebenswirklichkeit der meisten Mitarbeiter sind starre Arbeitszeiten nicht mehr vereinbar. In der Regel wird dadurch die persönliche Leistungskurve missachtet. Abhilfe kann die Einführung von Gleitzeit oder eines Zeitkontos schaffen. Gleitzeit oder ähnliche Modelle sind besonders interessant für Pendler oder für Mitarbeiter mit Familie, die auf die Betreuung ihrer Kinder oder eines Angehörigen Rücksicht nehmen müssen.

Nicht in allen Unternehmen passt eine flexible Arbeitszeitgestaltung. Zur flexiblen Arbeitszeitgestaltung spielen auch das Thema mobiler Arbeitsplatz oder Homeoffice eine Rolle. Sie sollten dieser Möglichkeit offen gegenüberstehen, wenn es die Arbeitsabläufe zulassen und Ihr Mitarbeiter einen Teil seiner Arbeit auch von zu Hause erledigen kann.

Unfallrisiken minimieren
Nicht immer liegt es in der alleinigen Verantwortung von Mitarbeitern, wenn sich deren Fehlzeiten erhöhen. Hausgemachte Probleme können manchmal die Ursache sein. Manche Krankenstände sind etwa auf Unfälle am Arbeitsplatz zurückzuführen, die durch mangelnde Sicherheitsvorkehrungen entstehen. Mögliche Quellen für Unfälle werden ignoriert und nicht wahrgenommen. So bilden am Boden verlaufende Kabeln von Druckern und anderen Endgeräten Stolperfallen. Ein Mitarbeiter, der regelmässig seine Schublade am Schreibtisch offen stehen lässt, stellt ein Verletzungsrisiko dar. Instrumente werden nicht ordnungsgemäss gehandhabt etc.

Als Führungskraft sollten Sie deshalb regelmässige Arbeitsplatzbegehungen durchführen, um offensichtliche und versteckte Unfallquellen zu erkennen. Für eine Reduzierung der Unfallquellen und so für einen reduzierten Krankenstand können Sie mit folgenden Massnahmen sorgen:

• Halten Sie Verkehrs- und Fluchtwege frei
• Sorgen Sie dafür, dass Bürostühle oder Schreibtische nicht als Leiterersatz genutzt werden. Stellen Sie, wenn nötig, Leitern und Tritthilfen zur Verfügung (etwa für hohe Schränke).
• Lassen Sie elektrische Betriebsmittel regelmässig durch entsprechende Fachkräfte überprüfen.
• Nutzen Sie defekte oder mangelhafte elektrische Betriebsmittel nicht weiter.
• Verlegen Sie Kabel für elektronische Geräte nicht quer über den Boden oder Gänge; notfalls helfen Kabelbrücken.
• Entsorgen Sie scharfkantige oder spitze Gegenstände nicht im Papierkorb.

Erinnern Sie als Führungskraft Ihre Mitarbeiter in regelmässigen Sicherheitsanweisungen daran, wie diese Unfälle selbst vermeiden können.

Gezielte Mitarbeiterauswahl
Schon bei der Personalauswahl können Sie häufigen Fehlzeiten vorbeugen. Dann, wenn Sie für eine Aufgabe, ein Projekt oder den Job an sich die «richtigen» Mitarbeiter einsetzen. Frust, Stress, Über- oder Unterforderung und letztlich Unzufriedenheit und Demotivation können entstehen, wenn Mitarbeiter nicht gemäss ihren Stärken am Arbeitsplatz eingesetzt werden. Diese Mitarbeiter melden sich dann auch häufiger krank. Bereits bei der Personalauswahl sollten Sie prüfen:

• Passt der Mitarbeiter mit seinen sozialen Kompetenzen und seinen Wertvorstellungen zu Ihrem Unternehmen?
• Für welche Aufgabe(n) ist der Mitarbeiter geeignet, für welche nicht?

Handelt es sich um akute Fehlzeiten bei einem Mitarbeiter, sollten Sie überprüfen:

• Ist der Mitarbeiter im Team wirklich integriert oder wird er ausgegrenzt oder gemobbt?
• Ist der Mitarbeiter in seinem Arbeitsbereich über- oder unterfordert?

Fazit
Da Führungskräfte und letztlich das gesamte Unternehmen auf die Arbeitsleistung der Mitarbeiter angewiesen sind, sollten häufige Fehlzeiten stets wahrgenommen und analysiert werden. Ein Alarmsignal für eine mögliche Unzufriedenheit der Mitarbeiter in ihrer Arbeit ist, wenn Fehlzeiten bzw. der Krankenstand ansteigen. Ausfälle bedeuten auch immer eine Lohnfortzahlung ohne die Gegenleistung der Mitarbeiter. Gerade durch den eklatanten Fachkräftemangel im Gesundheitswesen sollte einem das Wohl des Mitarbeiters am Herzen liegen.