Im Juni/Juli 2018 wird die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) in Kraft treten und die bisherigen Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten der Europäischen Union ersetzen. Davon betroffen sind praktisch alle Firmen, die Waren oder Dienstleistungen anbieten. Unternehmen haben noch knapp ein Jahr Zeit, um sich auf die neuen rechtlichen Rahmenbedingungen einzustellen. Die bisher massgebende Richtlinie 95/46/EG wird mit Inkrafttreten der EU-DSGVO definitiv aufgehoben. Die wichtigsten Aspekte der Neuregelung im Überblick sind:

Ende des Adresshandels
Es entfällt das sogenannte Listenprivileg, nach dem Adressen zu Werbezwecken weitergegeben werden dürfen. Künftig ist hierfür eine ausdrückliche Genehmigung der betroffenen Person erforderlich.

Beweislastumkehr
Bei Verstössen standen bisher die Behörden in der Nachweispflicht. Künftig gilt das umgekehrte Prinzip. Die Unternehmen müssen beweisen, dass sie rechtskonform arbeiten.

Dokumentationspflicht
Unternehmen müssen künftig dokumentieren, weshalb sie persönliche Daten verarbeiten. Sie sind zudem verpflichtet, die Sicherheitsmassnahmen konkret nachzuweisen.

Mehr Transparenz
Wer einem Unternehmen Daten überlässt hat künftig ein Recht zu erfahren, wie diese verarbeitet und verwendet werden. Unternehmen sind verpflichtet, ihre Kunden aktiv zu informieren, wenn die Daten beispielsweise für Werbezwecke verarbeitet werden. Die Auskunft muss dabei klar und verständlich formuliert sein.

​Datenmitnahme
Wer einen bestimmten Dienst wechselt, soll bei Bedarf seine Daten mitnehme können.

Recht auf Vergessen
Künftig gibt es ein gesetzlich verbrieftes «Recht auf Vergessen». Die EU-DSGVO regelt dazu, wann nicht mehr benötigte Daten gelöscht werden müssen.

Meldeauflagen
Datenschutzverletzungen müssen der Europäischen Union und den betroffenen Personen in einem einheitlichen Verfahren gemeldet werden. Unternehmen sind stärker als zuvor verpflichtet, schnell zu reagieren.

Erweiterte Definition von personenbezogenen Daten
Als personenbezogene Daten gelten ausdrücklich IP-Adressen und andere «Online-Identifier». Es wurde eine Definition für das sogenannte Profiling eingeführt. Jegliche Form von automatisierter Datenbearbeitung, bei welcher die betreffenden Personendaten zur Analyse von gewissen persönlichen Aspekten einer natürlichen Person verwendet werden, fällt unter Profiling. Zur vermeintlichen Erleichterung und im selben Zusammenhang wurde die «Pseudonymisierung» eingeführt. Dies bedeutet, dass die entsprechenden Daten ohne zusätzliche Informationen nicht mehr einer identifizierbaren Person zugeordnet werden können. Für Anbieter von e-Health Dienstleistungen ist dies von besonderer Relevanz.

Bei Verstössen drohen hohe Geldbussen
Es geht jetzt neben einer gründlichen Bestandsaufnahme vor allem darum, Prozesse mit Blick auf den Datenschutz zu vereinheitlichen und Compliance-Regeln aufzustellen beziehungsweise anzupassen. Auch das Sicherstellen einer hohen Qualität personenbezogener Daten sollte auf der Tagesordnung der Unternehmen stehen.

Bei Verstössen gegen die EU-DSGVO steht den Betroffenen ein Schadensersatzanspruch zu. Zusätzlich sind empfindliche Bussgelder vorgesehen. Die maximale Geldbusse beträgt bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu 4 Prozent des gesamten erzielen Jahresumsatzes im vorangegangenen Geschäftsjahr. Bei international agierenden Unternehmen wird der weltweite Jahresumsatz für die Bemessung der Geldbusse zugrunde gelegt.

Grundsätzlich gilt die DSGVO für Datenbearbeitungen durch Unternehmen oder Niederlassungen mit Sitz innerhalb der Europäischen Union. Die Verordnung findet aber auch Anwendung, wenn personenbezogene Daten von EU-Bürgern durch ein Unternehmen mit Sitz ausserhalb der EU bearbeitet werden, sofern folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• die Bearbeitung dient der Verhaltensüberwachung
• die Verarbeitung der Daten erfolgt im Zusammenhang mit dem Angebot von Waren und Dienstleistungen, auch in unentgeltlicher Form

Das neue EU-Datenschutzrecht hat auch für Schweizer Unternehmen grosse Relevanz. Sobald ein Schweizer Unternehmen in der EU geschäftstätig ist oder mit Unternehmen in der EU Personendaten austauschen, ist die neue DSGVO anwendbar.

»Mach mal!« wird schnell ausgesprochen. So einfach sollten Sie es sich als Führungsperson nicht machen, wenn Sie eine Aufgaben an Mitarbeiter delegieren. Erfolgreiches Delegieren erfordert einen klaren Delegationsauftrag. Diesen herauszuarbeiten sollten Sie als Führungsperson folgende fünf Fragen beantworten:

Welche Aufgabe wollen Sie delegieren?
Zunächst geht es um die Definition der Aufgabe, die Sie delegieren wollen. Sie sollten dabei zwischen einmalig und wiederholt anfallenden Aufgaben unterscheiden. Delegieren erfordert zunächst einen gewissen Aufwand. Deshalb lohnt es sich vor allem bei wiederholt anfallenden Aufgaben.

An wen wollen Sie delegieren?
Überlegen und klären Sie, welche Anforderungen mit der Aufgabe verbunden sind und welche Qualifikationen diese erfordert. Legen Sie dann fest, wer aus dem Team die richtige Person für die Aufgabe sein könnte.

Klären Sie Ihre Motivation für die Delegation der Aufgabe, indem Sie sich folgende Fragen stellen:

• Weshalb soll gerade dieser Mitarbeiter mit der Aufgabe betraut werden?
• Was halten Sie von diesem Mitarbeiter?
• Sind neben fachlichen aus soziale Aspekte ausschlaggebend?
• Welche Erfahrungen haben Sie mit dem Mitarbeitenden gemacht und was genau erwarten Sie jetzt?

Wie soll die Aufgabe erledigt werden?
Erklären Sie dem Mitarbeitenden die Aufgabe und das damit verfolgte Ziel. Sie sollten die Befugnisse für Ihren Mitarbeitenden, die zu erfüllenden Vorgaben und die Häufigkeit der Zwischengespräche festlegen. Haben Sie selbst konkrete Vorstellungen und Erwartungen, bringen Sie diese mit ein.

Schliesslich definieren Sie den Spielraum, den Ihr Mitarbeitender beim Erledigen der Aufgabe erhält: Welche Befugnisse und welche fachliche Verantwortung erhält er? Legen Sie die zeitlichen Intervalle fest, wann Feedbacks oder Zwischengespräche stattfinden sollen.

Womit soll die Aufgabe erledigt werden?
Mitarbeitende benötigen für die Erledigung der Aufgabe Ressourcen. Überlegen Sie gemeinsam, welche Hilfsmittel oder Unterlagen für die Umsetzung notwendig sind.

Zeitfenster definieren
Legen Sie fest, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss. Besprechen Sie gemeinsam den Zeitplan und bestimmen Sie den Endtermin sowie allenfalls Termine für Zwischengespräche.

Freiraum gewähren
Aus den Ergebnissen der bisherigen Fragen lässt sich nun der Delegationsauftrag formulieren und die Aufgabe übergeben. Ihren Mitarbeitenden sollten Sie während der Umsetzung Freiraum gewähren. Zumindest so lange sie sich an die im Auftrag definierten Spielregeln halten. Gestehen Sie Ihren Mitarbeitenden zu, wenn sie anders vorgehen, als Sie es tun würden. Womöglich kommen Sie sogar zu einem besseren Ergebnis?

Wird im Zwischengespräch deutlich, dass die Dinge in eine falsche oder ungewollte Richtung laufen, reagieren Sie sofort und greifen Sie korrigierend ein. Dabei sind Direktive, demotivierende Vorgaben zu vermeiden. Versuchen Sie stattdessen durch Fragen zu steuern, wie beispielsweise «Das ist prinzipiell eine gute Idee, aber haben Sie schon überlegt, dass ...?» oder »Darf ich aus meiner Erfahrung etwas dazu sagen?«

Verstehen Sie sich als Mentor, als erfahrener Ratgeber, der sein Gegenüber durch geschickte Fragen auf den richtigen Weg führt.