Tagtäglich kümmern Sie sich darum, die Kosten in Ihrem Unternehmen zu senken und die Gewinne zu steigern. Nur, wo bleiben Sie selbst? Wie setzen Sie Ihre Arbeitskraft ein? Zwölf Tipps können Ihnen helfen sich zu verbessern.
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1. Beginnen Sie jeden Tag effizient: 
Häufig nimmt man sich für seine Arbeitstage mehr vor, als man wirklich bewältigen kann. Es empfiehlt sich, kurz vor Feierabend des Vortages sich Zeit zu nehmen, um die unerledigten Aufgaben zu notieren und zu strukturieren. Beginnen Sie den nächsten Tag mit jenen Aufgaben, die überschaubar sind und sich ohne Kommunikation mit anderen erledigen lassen. Anschliessend delegieren Sie alle Aufgaben, wo es möglich und sinnvoll ist. So starten Sie täglich mit einer Fülle von erledigten Aufgaben schon bevor Sie Ihr Arbeitsrhythmus wieder durch neue Anforderungen unterbrochen wird.

2. Achten Sie auf Pünktlichkeit: 
Ihren Mitarbeitern gegenüber sollten Sie als Führungskraft eigentlich ein Vorbild sein. Damit Ihnen dies sicher gelingt, sollten Sie etwa die Hälfte Ihrer Zeit für unvorhergesehene Anrufe und Termine blockieren. So kommen Sie nicht in Versuchung zu viele Verabredungen zu treffen. Wenn möglich, legen Sie die Termine jeweils am Morgen. Damit sinkt die Gefahr, dass Sie aufgrund anderer Arbeiten z. B. zu Meetings unpünktlich erscheinen. Ein probates Mittel zwischen den Terminen sind Pufferzeiten, um einzelne Zeitüberschreitungen abfedern zu können. Verschiebungen wirken sich damit nicht gleich auf den ganzen Tag aus.

3. Das Telefon, Ihr Freund: 
Als direktes Kommunikationsinstrument ist das Telefon besonders nützlich, weil sich damit Vorgänge und Inhalte nachhaltig besprechen und endgültig abschliessen lassen. Es empfiehlt sich, bei Problemen den telefonischen Kontakt zu suchen und sich dabei immer das Ziel eine Entscheidung oder Anweisung ohne Aufschub zu erreichen.

4. Optimieren der E-Mail Kommunikation: 
Einer der Hauptvorteile von E-Mails wird von Führungskräften oft nicht genutzt. Im Gegensatz zu Telefonaten ist man nicht sofort zur Antwort gezwungen. Gewöhnen Sie sich deshalb an, Ihre E-Mail nicht mehr als drei- oder viermal pro Tag abzurufen. Damit vermeiden Sie, ständig in Ihrer Arbeit unterbrochen zu werden. Zudem erziehen Sie Ihre Mitarbeiter, dass dringende Angelegenheiten nicht mehr per E-Mail geschickt, sondern telefonisch oder persönlich platziert werden.

5. Verbinden Sie sich mit Experten: 
Die Unternehmenswelt wird immer komplizierter und Fallstricke werden vielfältiger. Selbst, wenn Sie sich stetig auf dem laufenden halten, können Sie nicht alles wissen. Verbinden Sie sich deshalb mit Experten. Beginnen Sie mit einer Liste mit Themen und notieren Sie sich die Experten, die Sie schon kennen. Bestehende Lücken sollten Sie nach und nach zu füllen versuchen, damit für jede schwierige Situation ein kompetenter Ansprechpartner kontaktiert werden kann.

6. Mit Kooperation Zeit sparen: 
Streit in einer Sache ist gut und kann effizient sein. Streiten Sie sich wegen atmosphärischer Störungen, handelt es sich einfach nur um Zeitvergeudung. Es gibt Unternehmen, die lösungsorientiert agieren und andere, die bei jeder betrieblichen Massnahme Anwaltskanzleien bedienen. Eine kooperative Zusammenarbeit sollte das Ziel sein. Informieren Sie Mitarbeiter frühzeitig über geplante Neuerungen und suchen Sie regelmässig das Gespräch zu ihnen. Fühlen sich Mitarbeiter ernstgenommen, wird die Streitlust meist wirksam gedämpft.

7. Ideen umsetzen: 
Gehören Sie auch zu jener Spezies an Führungskräften, die täglich gute Ideen hat, sie aber häufig nicht umsetzen kann? Installieren Sie eine Art Automatismus, indem Sie ständig Papier und Stift mitführen und jede spontane Idee notieren. Vor jeder Teambesprechung soll Ihre Assistentin Ihre Ideen dann in Reinschrift bringen und vortragen. Sind Ihre Ideen nach einer Diskussion verfolgungswürdig, kann ein Mitarbeiter die Umsetzung übernehmen und Ihre Assistentin hakt in regelmässigen Abständen den Fortschritt nach. So verhindern Sie, dass gute Ansätze im Sande verlaufen.

8. Externe Termine auf dem Prüfstand: 
Zeit ist wertvoll und ein knappes Gut für Sie. Es sollte überlegt werden, ob externe Termine nicht durch Video- oder Telefonkonferenzen ersetzt werden können. Mit Dienstleistern kann dies ohne Installation eigener Technik realisiert werden. Ist ein externer Termin unumgänglich, sollte die Reisezeit zum Arbeiten genutzt werden können, beispielsweise mit Bahnfahrten oder einem Chauffeur. Es sollte immer etwas zum Arbeiten mitgeführt werden, um unvorhergesehene Pausen besser nutzen zu können.

9. Seien Sie entscheidungsfreudig: 
Häufig herrscht das Motto "Aufgeschoben ist nicht aufgehoben". Doch oftmals werden aufgeschobene Entscheidungen gar nicht mehr getroffen und die Sache erledigt sich von selbst, nicht selten zum Schaden des Unternehmens. Treffen Sie deshalb bei jedem Problem eine Entscheidung. Sei es in der Sache, indem sofort eine abschliessende Entscheidung getroffen wird, oder in der Vorgehensweise.

10. Eliminieren Sie das Chaos auf dem Schreibtisch: 
Zeit, um verlegte  oder verloren geglaubte Unterlagen zu suchen, sollten Sie sich sparen. Verwenden Sie dazu als erste Regel, dass niemand mehr etwas einfach auf Ihrem Schreibtisch ablegen darf. Es muss persönlich an Sie übergeben werden, damit Sie über den Inhalt informiert sind. Über die zweite Regel räumen Sie täglich am Abend Ihren Schreibtisch auf. Dies kostet Sie meist nur wenige Minuten, spart Ihnen aber deutlich mehr Zeit für das Suchen am folgenden Arbeitstag.

11. Verlassen Sie das Hamsterrad: 
Tritt manchmal bei Ihnen das Gefühl auf, dass sich dieselben Probleme immer wieder wiederholen? Versuchen Sie, das "Rad" nicht immer wieder neu zu erfinden, sondern gefundene Lösungen oder Lösungswege zu dokumentieren. Die Dokumentation sollte nachvollziehbar abgelegt sein, sei es physisch oder digital. Zudem sollten Sie sich angewöhnen, wie Sie eine gefundene Lösung für spätere Gelegenheiten nutzbar halten können.

12. Lassen Sie Hilfe zu: 
​Jede Aufgabe, die Sie nicht selbst erledigen müssen, sollten Sie delegieren. Da Ihre Kapazitäten naturgemäss beschränkt sind, ist Ihre Wirkung als Führungskraft begrenzt, wenn Sie alles selbst übernehmen möchten. Schaffen Sie es, dass Aufgaben auch dann erledigt werden, wenn diese nicht über Ihren Schreibtisch gewandert sind, können Sie weit mehr leisten als jene, die als Einzelkämpfer unterwegs sind. 

Bestimmt kennen Sie folgende Situation: Ein Mitarbeiter wird gefragt, ob er eine Aufgabe übernehmen kann und antwortet darauf Warum gerade ich? Das kann doch der Kollege (m/w) tun. Ich habe so viel zu tun. Und ausserdem ist das doch gar nicht meine Aufgabe!. Solche Mitarbeiter stellen sich quasi tot, wenn sie gefordert werden.

Doch was tun, wenn ein Mitarbeiter keine Leistungsbereitschaft zeigt, aber weiter atmet? Fordern Sie Commitment ein und klären Sie die Situation. 

Klären der Demotivationsgründe
Häufig liegt es an konkreten Rahmenbedingungen, die die Eigenmotivation blockieren und dazu führen, dass Mitarbeiter ihre Arbeit nicht gut machen. Zu den sogenannten Hygienefaktoren zählen z. B. schleppende Zuarbeit oder zähe  Abläufe. Aber auch eine schlechte Arbeitsatmosphäre, die auf mangelnde Kooperation oder Ausgrenzung oder schlechte Kommunikation zurückzuführen ist, kann eine Ursache der Demotivation sein. Ob ein Mitarbeiter nicht arbeiten will oder kann, wird durch die Klärung der Ursachen deutlich. Vereinbaren Sie gemeinsam, wer was macht, um die Hindernisse aus dem Weg räumen zu können.

Mitteilen von Erwartungen
Mitarbeiter wissen häufig nicht, was von ihnen erwartet wird. Definieren Sie genau, welche Leistung Sie von Ihrem Mitarbeiter erwarten. Natürlich sollte diese innerhalb seiner Stellenbeschreibung, zumutbaren Arbeitszeit und seiner Entscheidungsbefugnisse liegen. Besprechen Sie mit dem Mitarbeiter, welches Ergebnis wann und in welcher Qualität von ihm erwartet werden. Nur, wenn der Mitarbeiter genau verstanden hat, was von ihm erwartet wird, kann geklärt werden, welche Rahmenbedingungen er für die Erfüllung Ihrer Erwartungen benötigt. Ihr Mitarbeiter macht sich an dieser Stelle selbst konkrete Gedanken, was er wissen, können und lernen muss, um die Aufgaben bewältigen zu können. Darüber erzielen Sie dann eine Vereinbarung.

Klären der Mitarbeiterbereitschaft
Verantwortlich für die Leistungsbereitschaft ist der Mitarbeiter selbst, denn genau dafür erhält er seinen Lohn. Wenn Sie fragen "Sind Sie bereit, die Aufgabe zu übernehmen? Ja oder Nein?" und der Mitarbeiter verneint, macht er deutlich, dass er nicht will. Normalerweise sollte das für ihn Konsequenzen haben, denn Sie können nicht akzeptieren, dass ein Mitarbeiter seine Leistungsbereitschaft verweigert. Die Demotivationsgründe sind zu diesem Zeitpunkt bereits geklärt. Ein Nein bedeutet Arbeitsverweigerung mit möglichen disziplinarischen Folgen.

Erhält der Mitarbeiter eine zweite Chance sollte er formulieren, welchen weiteren Lernbedarf und Rahmenbedingungen noch ungeklärt und für die Aufgabenstellung erforderlich sind. Ein unrealistisches Wunschkonzert müssen Sie als Vorgesetzter nicht akzeptieren. Wenn dieser Schritt geklärt ist fragen Sie nochmals nach seiner Bereitschaft, denn ohne sein Commitment gibt es kein Weiterkommen. Fordern Sie deshalb ein klares Ja oder Nein!

Vereinbaren Sie Feedback
Haben Sie als Antwort ein klares "Ja" erhalten, vereinbaren Sie, wie Sie die Arbeit des Mitarbeiters überprüfen werden. Kontrolle heisst: offenes und wertschätzendes Feedback. Geben Sie Rückmeldung über die Ergebnisse und was Sie sich noch genau wünschen, damit die Leistung des Mitarbeiters stimmt. Eine Betrachtung der Leistungen von Mitarbeitern ist unerlässlich. Sie zeigen damit deutlich, wie wichtig Ihnen die Mitarbeiter und ihre Arbeit sind.

Unterstellen Sie Positives
Mit einem Dankeschön für die Kooperation des Mitarbeiters beenden Sie das Gespräch. Teilen Sie ihm Ihre Überzeugung mit, dass er gute Ergebnisse abliefern wird. Glauben Sie selbst an das Positive, denn negative Unterstellungen wie "vermutlich werden Sie das nicht hinbekommen" wirken entsprechend auf den Mitarbeiter. "Ertappen" Sie den Mitarbeiter nach dem Gespräch bei guten Leistungen, damit seine Leistung noch besser werden kann und geben ihm darüber Feedback.
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Lassen Sie sich von Leistungsverweigerern nicht beeindrucken. Klare Vereinbarungen helfen meist weiter.

Die Grenze zu Spam und Massen-E-Mails ist beim E-Mail-Marketing mit Newslettern dünn. E-Mail-Kampagnen und regelmässig erscheinende Newsletter ermöglichen einen Draht zu Kunden und Geschäftspartnern und tragen zur Kundenbindung bei. Hinzu kommt, dass professionelle E-Mail-Kampagnen und Newsletter eine hohe Akzeptanz beim Endverbraucher geniessen. Vor Zeitschriften, Social Media und Fernsehen sind sie eine der beliebtesten Informationsquellen. Newsletter sind für viele Entscheider der wichtigste Informationskanal, wenn es um B2B-Themen geht.

Doch aufgrund digitaler Werbung sind Newsletter und das E-Mail-Marketing allgemein in Verruf geraten. In der digitalen Kommunikation verursachen ungewollte Spam-Mails mit unerwünschten Inhalten erheblichen Schaden. Und sie kosten zusätzlich Arbeitszeit fürs Aussortieren und Lesen.

Erwartungen der Zielgruppe erfüllen und Vertrauen schaffen
Möchte man die Vorteile von E-Mail-Marketing nutzen und Newsletter erfolgreich verschicken, um im Dialog mit seinen Kunden und Geschäftspartnern zu treten, die Reichweite seiner Produkte oder Dienstleistungen zu erhöhen oder neue Kunden zu gewinnen, sollte man eine Grundregel beachten: Erfüllen Sie die Erwartungen Ihrer Zielgruppe und schaffen Sie Vertrauen.

Was heisst das in der Praxis? Klar und deutlich den Nutzen des Newsletters kommunizieren und mögliche Vorbehalte aus dem Weg räumen. Mit klaren Aussagen zum Datenschutz und zur Abmeldemöglichkeit das Vertrauen wecken. Tragen Sie Sorge dafür, dass die Abmelde-Funktionen im eigentlichen Newsletter, als auch auf der Webseite leicht zu finden sind. Geben Sie sich als Absender eindeutig zu erkennen. Und, je weniger Daten bei der Registrierung abgefragt werden, umso einfacher für den Abonnenten. Auf unnötige Pflichtfelder sollte verzichtet werden, da diese potenzielle Abonnenten eher abschreckt. Anrede, vollständige Adresse oder allfällige Interessen können auch im Nachhinein abgefragt werden.

Hervorheben der Vorteile
Kunden und Geschäftspartner sollten motiviert werden sich zu registrieren, indem die Vorteile eines Newsletter-Abonnements klar hervor gehoben und der tatsächliche Nutzen kommuniziert werden. Durch redaktionelle Beiträge mit echtem Mehrwert erfüllen Sie die Erwartungen in Bezug auf den Inhalt. Dieser sollte immer im Einklang mit dem stehen, was zum Zeitpunkt der Registrierung in Aussicht gestellt wurde.
Indem in unmittelbarer Nähe zur Anmeldung ein Beispiel-Newsletter platziert wird, sichern Sie mögliche Erwartungen des potenziellen Abonnenten ab. Ein wirkungsvoller Weg, um den Mehrwert des Newsletters einem Interessenten aufzuzeigen und ihn als neuen Abonnenten zu gewinnen.

Aufbau eines E-Mail Verteilers
Abzuraten ist vom Kauf von E-Mail-Adressen, da ein Grossteil der Daten erfahrungsgemäss eher minderwertig und nutzlos ist. Längerfristig ist ein eigens aufgebauter, gut gepflegter E-Mail-Verteiler anzustreben. An allen wichtigen und sinnvollen Stellen der Webseite sollten Sie den Hinweis auf Ihren Newsletter integrieren. Auch in Ihrer E-Mail-Signatur. Die Registrierung potenzieller Abonnenten erleichtern können Gutscheine, Sonderrabatte oder kostenlose PDF-Dokumente als Dankeschön.

Rechtliche Fallstricke
Wenn ohne Einwilligung der Empfänger E-Mail-Newsletter versendet werden, sind mit Abmahnungen und Schadensersatzklagen zu rechnen. Personendaten dürfen nur rechtmässig beschafft werden. Verboten sind Daten unbekannter Herkunft.

Jede Mailing-Massnahme erfordert das sogenannte Double-Opt-In-Verfahren. Dabei muss der Empfänger die Aufnahme von Werbekontakten vorab per E-Mail, Telefon oder SMS explizit bestätigen. Gleichzeitig ist dies der sicherste Weg, die Liste von Spam-Adressen zu säubern. Da E-Mail-Werbung durch das erhöhte Spam-Aufkommen einen negativen Beigeschmack bekommen hat, sollten Sie unbedingt auf die gesetzlichen Vorgaben achten.

Bieten Sie echten Mehrwert
Der digitale Posteingang beim Abonnenten ist zunächst die grösste Hürde, die es zu meistern gilt. Hat man es dort hinein geschafft, müssen die E-Mails als lesenswert erkannt werden. Die Hürde kann mit relevanten Inhalten bezwungen werden. Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren im E-Mail-Marketing überhaupt.
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Tragen Sie wichtige Informationen zusammen und bereiten Sie diese interessant auf. Erstellen Sie Redaktionspläne. Mit echtem Mehrwert die Leser binden anstelle mit offensiver Werbebotschaften. Das können sein: Angebote und Aktionen, aktuelle News, Whitepaper, Marktinformationen, Checklisten, Insider-Tipps oder Case Studies. Damit lässt sich die Aufmerksamkeit auch dezent auf eigene Unternehmensmeldungen lenken.

Aufwändig und teuer für Unternehmen ist, wenn Mitarbeiter häufig wechseln. Jeder Arbeitgeber sollte sich glücklich schätzen, wenn er loyale Mitarbeiter hat, die für ihn durch Dick und Dünn gehen. Nur selten entsteht Mitarbeiterbindung einfach so: Arbeitgeber müssen einiges tun, um wertvolle Mitarbeiter an sich zu binden.

Mitarbeiterbindung als Chance
Gebundene Mitarbeiter sind loyal gegenüber ihrem Unternehmen, was sich positiv auf den Unternehmenserfolg auswirkt. Das hat folgende Konsequenzen:

• Mit steigender Verbundenheit der Mitarbeiter nimmt die Bereitschaft zu positiver Mund-zu-Mund-Propaganda zugunsten des Unternehmens als Arbeitgeber zu. Im Hinblick auf den Fachkräftemangel ist dies ein wichtiger Faktor für die Personalgewinnung.
• Die Produktivität im Unternehmen ist besser, da es weniger Fehltage gibt.
• In Bezug auf die Bereitschaft zur Weiterempfehlung für das Angebot des Arbeitgebers verhält es sich ähnlich.
• Da gebundenen Mitarbeitern das Wohl des Unternehmens am Herzen liegt und sie sich mit ihm identifizieren können, ist der Kundenservice besser. Mitarbeiterbindung als Basis für die Kundenbindung.
• Vorschläge zu Verbesserungen und Ideen werden von gebundenen Mitarbeitern häufiger eingebracht. Und das ist die Basis von Innovationen.
• Die wichtigste Kennzahl zur Messung der Mitarbeiterbindung ist die Wechselrate. Eine niedrige Fluktuation bedeutet geringe Kosten und bessere Arbeitsleistung.

Massnahmen zur Bindung von Mitarbeitern
Damit Mitarbeiter zufrieden sind und sich dem Unternehmen verbunden fühlen, müssen die Rahmenbedingungen stimmen, wie z. B. ein angenehmes Betriebsklima. Die angemessene Bezahlung gehört genauso dazu. Auch wenn das Arbeitsumfeld für die meisten wichtiger ist als Geld, darf eine bestimmte Grenze nicht unterschritten werden. Ein noch so gutes Arbeitsumfeld kann die Unzufriedenheit bei Unterbezahlung nicht kompensieren.

Wenn ein Mitarbeiter immer wieder nach einer Gehaltserhöhung fragt, diese ihm aber nicht gewährt wird, wird der Mitarbeiter seine Anstrengungen wahrscheinlich eher in die Suche eines Jobs investieren, als wieder und wieder mehr Gehalt zu fordern. Es lässt sich abwägen,
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• dem Mitarbeiter ein höheres Gehalt zu bezahlen oder
• hohe Kosten in Kauf zu nehmen und Aufwand für die Personalsuche und die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters zu betreiben.

Will man ohne diesen Mitarbeiter nicht auskommen, sollte man seinen Wünschen entgegen kommen. Es muss ja nicht gleich die ganze Forderung sein. Es ist ausreichend, wenn der Mitarbeiter das Gefühl hat, dass der Unternehmer einen Schritt auf ihn zukommt.

Als weitere wichtige Rahmenbedingungen erachten Arbeitnehmer Weiterbildungsmöglichkeiten und das Angebot von Freizeitaktivitäten. Es gibt aber auch weniger kostenintensive Möglichkeiten zur »Bindung«. Mitarbeiterbindung beginnt bei guter Führung, die partnerschaftlich und fair ist. Zudem können Mitarbeiter durch interessante Aufgaben und Beteiligungen an Projekten motiviert werden, sich mehr für das Unternehmen zu engagieren. 

Das Schaffen von Perspektiven ist eine weitere Möglichkeit, dass Arbeitnehmer die Treue halten. Viele Mitarbeiter denken an ihre Zukunft und möchten diese so gut wie möglich absichern und zum Positiven lenken. Mit Zielvereinbarungen schaffen sie für die Mitarbeiter eine Orientierung, die sie brauchen.

Binden und Finden
Bestehende Mitarbeiter zu binden, nicht nur darum geht es. Wegen des verschärften Fachkräftemangels ist die Rekrutierung von Mitarbeitern schwieriger geworden. Die Belohnung der Arbeitnehmer, wenn sie neue Mitarbeiter anwerben, ist ein weiteres Instrument, das die Bindung und die Personalbeschaffung unterstützt. Dies könnte z. B. eine Prämie sein, die bei erfolgreicher Vermittlung ausbezahlt wird. Dem Unternehmen entstehen Vorteile dadurch,

• das Kosten nur entstehen, wenn wirklich Mitarbeiter eingestellt werden
• die neuen Mitarbeiter zum Unternehmen passen und
• das geeignete Personal schneller und unkomplizierter gefunden wird

Ist keine Bindung erwünscht, brauche man Mitarbeitern auch keine speziellen Anreize zu geben. Anders stellt sich dies bei sogenannten Schlüsselmitarbeitern dar. Diese Art von Mitarbeitern erfüllen eine ganz bestimmte Funktion im Unternehmen, die nicht so leicht wieder besetzt werden kann. Ohne diese Person läuft wenig bis nichts, weil sie eine Schlüsselposition inne hat. Diese Mitarbeiter sollten deshalb in jedem Fall gebunden werden. 
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Ist der Anteil an geworbenen Mitarbeitern gross ist dies ein Zeichen, dass sich die Mitarbeiter in besonderem Masse mit dem Unternehmen identifizieren und sich mit ihm verbunden fühlen. Welcher Mitarbeiter empfiehlt schon ein Unternehmen weiter, hinter dem er nicht voll uns ganz stehen kann?